Aloittelemme ikääntyneiden palveluissa vuotta 2021 uuden lainsäädännön ja laatusuositusten kanssa. Niissä meitä johtajia opastetaan muun muassa ”hyödyntämään eri järjestelmien tuottamaa laatutietoa iäkkäiden henkilöiden palvelujen laadun parantamiseksi ja kehittämiseksi. Sekä julkaisemaan laatutietoa avoimesti tarkoituksenmukaisia tiedonjakelukanavia hyödyntäen”.
Lainsäädännön laatusuositukset – mitä tarkoittavat käytännössä?
Mitä on palvelun laatu asiakkaalle, omaiselle ja miten se meillä määritellään? Entä järjestelmät ja niistä saatava laatutieto, jota voisi hyödyntää palvelujen kehittämiseen?
Olen järjestämisvastuussa oleva virkamies ja ikääntyneiden palveluista vastaava johtaja. Miten meillä määritellään laatutavoitteet? Miten minun tulisi varmistaa laatusuositusten ja lainsäädännön mukaisen toiminnan toteutuminen?
Ensiksi palvelun laadulle tulisi asettaa määritellyt tavoitteet. Millaista elämää meidän asiakkaamme meidän yksikössämme / palvelukodissamme viettävät? Miten he ja heidän omaisensa kokevat palvelumme laadun käytännön elämässään? Mitä toimintoja ja palveluja heille voidaan meillä tarjota? Millaisia palveluja he tarvitsevat ja haluavat?
Tavoitteenasetannan jälkeen rakennettaan työkalut ja mittarit, joiden avulla voidaan seurata, miten hyvin tavoitteisiin ylletään ja millaisia korjausliikkeitä voidaan tehdä parempiin tuloksiin pääsemiseksi. Jatkuva prosessi.
Miten palvelun hyvä laatu näkyy asiakkaan arjessa ja elämässä?
Erityisesti vanhuspalvelulakia ja laatusuosituksia lukiessani jäin miettimään osallisuutta ja ikääntyneiden osallistumismahdollisuuksia erilaisiin aktiviteetteihin palvelukodeissa.
Kysymykset tulivat henkilökohtaisiksi, kun loppusyksystä serkkuni konsultoi minua hetkessä, jolloin hänen Maija-äitinsä joutui muuttamaan omasta kodistaan läheiseen palvelukotiin muistisairauden edettyä. Serkkuni kysyi:
- Millaisia paikkoja palvelukodit ovat?
- Voiko siellä enää touhuta mitään järkevää?
- Saako päättää omista asioista siltä osin, kun siihen vielä kykenee?
- Onko palvelukodissa juttuseuraa ja voiko siellä ystävystyä muiden asukkaiden tai hoitajien kanssa?
- Onko mitään ohjelmaa päivisin, voiko ulkoilla jne…
Miten minä osaltani voin varmistaa, että valvontavastuullani olevissa palvelukodeissa olevat asiakkaat voivat tuntea yhteenkuuluvuutta ja että heillä on vapaasti valittavanaan mieleisiä, erilaisia osallistumisen mahdollisuuksia? Asioita, joita omallekin äidilleni toivoisin vastaavassa tilanteessa voivani varmistaa.
Tiedolla johtamisen ja digitalisaation puolesta puhujana, mittareita ja mittaamista sekä systemaattisia toimintamalleja rakastavana, ajatukseni siirtyvät erilaisiin käytössämme oleviin tietojärjestelmiin ja teknologiaan.
Osaanko johtajana ottaa ja olenko ottanut kaiken irti käytettävissä olevista digitaalisista järjestelmistä ja ohjelmistoista valvonnan, seurannan, kehitystyön ja johtamisen näkökulmasta? No en varmasti!
Johtamissani organisaatioissa on käytetty jo vuosien ajan hoitajille helppokäyttöistä, digitaalista työvälinettä, Sävelsirkkua. Sävelsirkku on ohjelmisto- ja sisältöpalvelu, joka edistää asiakkaiden osallisuutta ja kuntoutumista – hyvinvointia siis monella tasolla.
Mitä mahdollisuuksia Sävelsirkku voisi tarjota minulle johtajana ja valvovana virkamiehenä? Entä serkulleni omaisena, joka on huolissaan ja potee ehkä huonoa omaatuntoakin jouduttuaan saattelemaan Maija-äitinsä pois omasta kodistaan?
Mitä on palvelun laatu asiakkaalle, omaiselle ja palvelun tarjoajalle
Surffailin hetken Sävelsirkku-ohjelmistopalvelun raportoinnin syövereissä ja kokosin ajatuksiani aikaisemman kokemukseni perusteella. Tästä tuloksena päässäni syntyi prosessi, joka lyhennettynä kulkisi jotenkin seuraavasti:
Palvelukodissa, jonne Maija on muuttanut, on käytössä Sävelsirkku- ohjelmistopalvelu – systemaattista toimintamallia tukeva järjestelmä, siis.
Moniammatillisena tiimityönä on laadittu monipuolinen viikko-ohjelma, jossa on muun muassa huomioitu asukkaiden muistiin, vuorovaikutukseen ja fyysisen toimintakyvyn tukemiseen liittyvät sisällöt ja aktiviteetit. Määritellyn laadun sisältö ja tavoitteet.
Ryhmät on koottu asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaan siten, että samankaltaisia tarpeita omaavat on sijoitettu omiin ryhmiinsä. Asukkaat ovat tutustuneet toisiinsa, tulleet toisilleen tutuiksi ja ryhmäytyneet.
Palvelukodin yhteisessä palaverissa on suunniteltu viikko-ohjelma, joka on myös syötetty järjestelmään. Hoitajat toteuttavat ohjelmaa päivittäin aamu- ja iltavuoroissa, kukin vuorollaan ja kirjaavat osaltaan sovitut raportoinnit suoraan järjestelmään.
Lähiomaisena serkkuni saa Sävelsirkun ”Between family”- toiminnon kautta tiedon seuraavalle viikolle suunnitelluista palvelukodin aktiviteeteista.
Palvelun raportointiominaisuuden kautta serkkuni saa automaattisesti tiedon mobiililaitteeseensa kaikista ryhmistä, joihin Maija-äiti on osallistunut. Tämä edellyttää vain sitä, että Sävelsirkkuun on tallennettu palvelukodissa kokoontuvat ryhmät ja ryhmän ohjannut hoitaja merkitsee aina ohjelmaan ryhmään osallistuneet asukkaat.
Viikoittain serkkuni saa kuvia erilaisista ryhmätilanteista ja tapahtumista, joissa hänen äitinsä on ollut mukana. Tämän lisäksi hän voi myös itse halutessaan lähettää äidilleen kuvaviestejä palvelukotiin.
Serkkuni on tyytyväinen ja helpottunut. Maija-äiti viihtyy, hänellä on mieleistään tekemistä, hänen toimintakykynsä on jopa parantunut ja hän on saanut uusia ystäviä palvelukodissa. Aikaisemmin päivittäin tulleita ikäväpuheluita tulee serkulleni nyt enää harvoin. Hänelle on myös sovittu ulkoiluaikoja Maija-äidin kanssa vierailujen yhteydessä 3-4 kertaa viikossa. Kävellessään he voivat samalla jutella ja vaihtaa kuulumisia.
Määritellyt tavoitteet ja seuranta
Valvontavastuussa olevana virkamiehenä olen suunnitellut palvelun määritellyn laadun valvontaa varten raportointityökalun, jonka avulla voin varmistaa, että osallisuuteen, toiminnallisuuteen ja asukkaiden osallistumismahdollisuuksiin liittyvät laatuvaatimukset täyttyvät valvontavastuullani olevissa palvelukodeissa.
Palvelukodit raportoivat minulle kuukausittain viikko-ohjelmansa ja sen toteutumisen. Tavoite ja sen seuranta.
Raportista ilmenee pidettyjen ryhmien ja toiminnallisten tuokioiden määrä sekä asiakaskohtaisesti toteutuneet aktiviteetteihin osallistumiset minuutteina/asiakas.
Tämä kaikki tapahtuu yhdessä sovitun käytännön mukaisesti ja käyttöön otetun raportointityökalun avulla. Jokainen prosessiin osallistuva on saanut opastuksen työkalun käytöstä. Jokainen prosessiin osallistuva siis tietää oman tehtävänsä ja tehtäville on sovittu käytännön työhön mielekkäät hetket.
Mikäli palvelukodissa on käytössä Sävelsirkku-ohjelmistopalvelu, se voi hyödyntää palvelun raportointiominaisuutta jo tietoja kootessaan. Näin tarvittavat tiedot saadaan automaattisesti kerättyä nopeasti, tarkasti ja helposti. Palvelukoti voi lisäksi hyödyntää raportointia varten keräämäänsä tietoa myös oman toimintansa ja hyvän hoidon näkyväksi tekemisessä.
Tiedolla johtaminen
Ehkä nyt olen askeleen lähempänä osallisuuden ja osallistumismahdollisuuksien todentamista ja valvontavastuullani olevien palvelukotien toiminnan määritellyn laadun varmistamista? Määritellyt tavoitteet ja niiden seuranta.
Samalla voin todeta ehkä hieman paremmin osaavani ottaa hyötyä irti käytettävissä olevista digitaalisista järjestelmistä! Niitä tässä esimerkkitapauksessani edusti Sävelsirkku-ohjelmistopalvelu. Järjestemät tuottavat tietoa – tiedolla johtaminen.
Kuten ohjelmistotoimittaja lupaa: ”Digitaalisilla palveluilla työprosessia voidaan sujuvoittaa yhteiseksi hyväksi”. Tämän lisäksi voitaisiin lisätä lupaus: ”Digitaalisilla palveluilla valvontaprosessia määriteltyjen tavoitteiden täyttymiseksi voidaan sujuvoittaa yhteiseksi hyväksi” tai miltä kuulostaisi ”Fiksu johtaja osaa hyödyntää valvontaprosessissaan digitaalisia palveluita. Johtaa yksikköään tietoon perustuen”?
-Katriina Niemelä
